واژه فرايند (Process) از جمله واژه هاي پرکاربرد و مهم در حوزه ي مديريت و کسب و کار است. خيلي اوقات از کلمه ي فرايند و فرايند گرايي بدون آن که تعريف دقيقش را بدانيم  استفاده مي کنيم. مثلا فرايند فروش، فرايند اتوماسيون اداري، فرايند صدور پيش فاکتور، فرايند توليد محتوا و … . تقريبا در همه ي اين موارد ما به درستي از ترکيب فرايند استفاده کرده ايم.

مفهوم فرايند و فرايند گرايي چيست؟

به طور عمومي فرايند به شيوه ي انجام يک کار اشاره دارد. به عبارت دقيق تر به‌ کار بردن واژه‌ي فرايند به اين نکته اشاره دارد که يک کار مشخص، چارچوب و روند و تعريف مشخصي دارد که همواره بايد مطابق با يک مسير از پيش تعيين شده، انجام شود. براي هر فرايند مي توان نقطه ي آغاز و پاياني تعريف کرد.

تعريف فرايند در کسب و کار

فرايند ها در کسب و کارها، مجموعه فعاليت هايي هستند که با يکديگر ارتباط منطقي دارند. همچنين داراي يک يا چند ورودي هستند که براي رسيدن به يک دستاورد مشخص در کسب و کار با يکديگر در تعامل اند. در نهايت خروجي اين فعاليت ها براي مشتري آن فرايند، ارزش ايجاد مي کند.

فرايند گرايي يا نگاه فرايندي چه تاثيراتي در افزايش بهره وري دارد؟

در اين بخش به تعريف فرايند گرايي يا نگرش فرايند محور Process based Approach مي پردازيم. هنگامي که از فرايند گرايي صحبت مي کنيم به اين معني است که به جاي نگاه به جايگاه افراد و دپارتمان‌ها در سازمان ها و پيکره ي کسب و کار ها، به اين مسئله توجه مي کنيم که واقعاً در يک يا شرکت يا کسب و کار، چه کارهايي انجام مي‌شود و براي هر کار، چه مسير و فرايندي مي توان تعريف کرد.

در نتيجه در مديريت فرايند گرا همانند چارت سازماني، فقط به اين نمي پردازيم که چه کاري بايد انجام شود بلکه به اين نکته‌ي مهم هم توجه مي‌کنيم که هر کاري چگونه انجام مي‌شود. در نتيجه با فرايند گرايي متوجه مي شويم که براي طراحي و پياده سازي يک فعاليت دقيقاً چه مسيري بايد طي شود و هر يک از واحد هاي مختلف سازمان در کدام مراحل فرايند درگير مي‌شوند.

با اين عملکرد بسياري از موانع و مشکلات بر طرف مي شود. ديد واضح و شفافي نسبت به هر فعاليتي که در سازمان انجام مي شود به دست مي آوريم. آناليز هايي دقيق تر انجام مي شود و افزايش بهره وري در بخش هاي مختلف صورت مي گيرد.

مديريت فرايندهاي کسب و کار (Business Process Management)

وقتي فرايند گرايي بر کسب و کار ما حاکم باشد، مي‌توانيم مکانيزم‌هايي را براي کنترل اجراي صحيح هر فرايند تعريف و پياده سازي کنيم. هم‌چنين مي‌توانيم کارايي و اثربخشي فرايندها را بررسي کرده و براي بهبود فرايندها (Process Improvement) برنامه‌ريزي هاي دقيقي انجام دهيم.

با داشتن نگرش فرايند محور مشاوران کسب و کار، مي‌توانند عيب يابي يک سازمان را به شکلي دقيق‌تر انجام دهند و مديران مي‌توانند پروژه هاي تحول سازماني را در قالب بهتري پايه ريزي کنند. براي مثال اتوماسيون زماني حداکثر بهره وري را دارد که ابتدا فرايند هاي کسب و کارمان را بشناسيم و سپس آن ها را اتوماتيک کنيم.

در نتيجه نگاه فرايندي داشتن و فرايند گرايي منافع زيادي در هر کسب و کار با هر ابعادي براي ما به ارمغان مي آورد. همچين باعث مي شود مسئله ‌ها و چالش ‌ها را از زاويه‌ي متفاوتي ببينيم و راهکارهاي اثربخش‌تري هم کشف و ارائه کنيم که باعث بهره وري و ارزش آفريني هاي چشم گيري در سازمان مي شود.